Uw handboek digitaal 

De beschrijving van de administratieve processen (AO) en de bijbehorende interne controles (IC) van een organisatie is een complexe en tijdrovende activiteit. Uiteindelijk zal een uitgebreid handboek van de organisatie ontstaan, dat echter al verouderd is op het moment van oplevering. Een organisatie en haar interne processen wijzigen immers continu.

Om die reden heeft Pro Management software ontwikkeld, genaamd AOIC.nl,  die het mogelijk maakt direct wijzigingen in de structuren en processen van een organisatie vast te leggen en inzichtelijk te maken. Deze zogenoemde ASP.NET applicatie maakt het voor velen mogelijk op eenvoudige wijze tegen geringe kosten een zeer complete beschrijving van een bedrijfshuishouding op te zetten. Met behulp van deze oplossing legt u enerzijds uw organisatieschema (taken, functies, verantwoordelijkheden en personen) vast en anderzijds alle processen die door de organisatie worden uitgevoerd. Tevens kan de kwaliteit van de processen worden bewaakt. In plaats van een uitgebreid handboek, kan via zoekstructuren voortaan eenvoudig een proces worden opgevraagd en (geautoriseerd) bijgewerkt.

Onze applicatie is geschikt voor grote en kleine organisaties en is zo opgebouwd dat het kan worden gepresenteerd in alle talen en waar ook ter wereld.

Waarom AOIC.NL beter is dan een papieren kwaliteitshandboek

U heeft op dit moment een kwaliteitshandboek in de kast staan van een beroepsorganisatie. Welk handboek dat is, is waarschijnlijk gerelateerd aan de partij - SRA, NOvAA, NIVRA - die u periodiek over de vloer krijgt voor de toetsing. AOIC.NL heeft een aantal belangrijke voordelen t.o.v. het papieren handboek.

AOIC.NL t.o.v. papieren handboeken:

• is up-to-date;
  De ervaring leert dat papieren handboeken niet uitnodigen tot toepassing in de praktijk en dat, ondanks tijdrovend onderhoud en versiebeheer, niet duidelijk is of iedereen wel de juiste/laatste procedures en documenten gebruikt.
• is gemaakt om organisatiespecifieke aanpassingen te faciliteren; 
  het is prettig als standaardbrieven, checklists, voorgeschreven formulieren en andere veel gebruikte documenten kunnen worden gedeeld.
• voldoet automatisch aan de eis dat ‘het stelsel van kwaliteitsbeheersing voor medewerkers toegankelijk is gemaakt';
  In artikel 8 lid 5 van de BTA wordt dit duidelijk als eis gesteld. Het stelsel van kwaliteitsbeheersing moet mede gedeeld worden aan medewerkers en voor hen toegankelijk zijn.
• geeft inzicht in de mate waarin procedures en richtlijnen aantoonbaar zijn gevolgd;
  Door logging van gegevens is het mogelijk om binnen AOIC.NL dit inzichtelijk te maken aan de toezichthouder.

Bovendien heeft de AFM inmiddels aangegeven dat een ‘stoffig handboek' absoluut niet voldoende is.